El problema no es la factura, es lo que hay antes
Cuando a un proveedor le devuelven una factura del sector público andorrano, la reacción habitual es revisar el importe y los conceptos. Casi nunca está ahí el problema. Está en los pasos previos que nadie le explicó.
Facturar a un comú, al Govern o a una entidad del sector público en Andorra tiene una secuencia. Saltarse un eslabón no da un error claro: da una factura que se queda en el limbo y un cobro que no llega.
Paso cero: el certificado
Antes de la primera factura hay que tener certificado electrónico cualificado, emitido por la Oscepa o admitido según la Llei 35/2014. Es el mecanismo de autenticación exigido para acceder al Portal de factures electròniques, al Registre de factures electròniques del sector públic y a la Plataforma de contractació.
El trámite es presencial, con cita previa, y el certificado de representante de persona jurídica puede tardar hasta diez días hábiles. Lo detallamos en el artículo sobre el certificado cualificado de la Oscepa.
Si estás leyendo esto porque tienes que facturar la semana que viene y no tienes certificado, esa es tu ruta crítica.
Paso uno: estar dado de alta donde toca
Este es el eslabón que más facturas atasca. Para acceder al Portal de factures electròniques, el operador económico debe registrarse en la Plataforma de contractació del sector públic y constar inscrito en el Registre de licitadors i empreses classificades.
No basta con tener certificado. No basta con que te hayan adjudicado un trabajo. Hay que estar en ese registro.
Desde ahí, además, puedes otorgar permisos a personas autorizadas para entregar facturas, para consultar el estado de las registradas, o para ambas cosas. Es el mecanismo correcto si tu gestoría factura por ti: permisos delegados, no claves compartidas.
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Si trabajas con una gestoría, decide hoy quién emite y quién consulta el estado. Es la pregunta que nadie hace hasta que hay un impago: tú crees que la gestoría lo está siguiendo y la gestoría cree que lo sigues tú. Los permisos de la plataforma se configuran por separado precisamente para poder repartirlo.
Paso dos: saber por dónde entra tu factura
No todas las entidades del sector público reciben las facturas por el mismo sitio, y aquí se pierde mucha gente.
Las facturas se presentan a través del Portal de factures electròniques y se registran en el Registre de factures electròniques del sector públic. Pero las entidades dependientes de l'Administració general, los comuns y el resto de entidades del sector público que no se hayan adherido al Portal deben habilitar sus propios puntos de entrada, y la factura acaba igualmente en ese registro.
Es decir: tu factura al Govern y tu factura a un comú concreto pueden entrar por caminos distintos. La pregunta que hay que hacer al departamento que te contrata, antes de emitir, es sencilla: por dónde os entran las facturas y qué formato aceptáis hoy.
Es una llamada de dos minutos que evita un mes de retraso.
Paso tres: el formato correcto
El reglamento exige un formato estructurado que permita el tratamiento automatizado, remitido a normas técnicas y orientado a la interoperabilidad con la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo.
Mientras ese formato no esté plenamente en funcionamiento, opera un régimen puente que la norma describe con claridad: las facturas se presentan en PDF firmado electrónicamente con certificado cualificado de la Oscepa u otro certificado avanzado o cualificado reconocido.
Atención al matiz que arruina facturas técnicamente correctas: si la factura lleva firma o sello cualificado, disfruta de presunción legal de autenticidad e integridad, siempre que el documento no contenga características dinámicas capaces de modificar la firma automáticamente. Si tu generador de PDF incrusta campos dinámicos, te estás cargando esa presunción sin saberlo.
Los datos que no pueden faltar
Con el formato resuelto, quedan los datos. Una factura completa en Andorra necesita, entre otros:
- Número y serie, con numeración consecutiva dentro de cada serie
- Fecha de expedición
- Nombre o razón social completa del emisor
- NRT del emisor asignado por la administración andorrana
- Descripción de la operación
- Base de tributación, tipo de IGI aplicado y cuota repercutida, o la mención que corresponda
- Importe total
Y una obligación que se olvida constantemente: por remisión de la Llei 6/2024 de la llengua pròpia i oficial, las facturas se han de expedir en catalán cuando el empresario o profesional está establecido en Andorra. Lo desarrollamos en este artículo.
Una factura al sector público en español, por correcta que sea en lo fiscal, está incumpliendo otra norma.
Por qué el papel te deja a ciegas
La administración puede aceptar papel excepcionalmente, cuando por razones técnicas o por la naturaleza de la transacción no sea posible entregar la factura por medios electrónicos. No es una opción del proveedor.
Y tiene una consecuencia que importa más que la propia excepción: las facturas entregadas en papel no quedan registradas en el Registre, y por tanto no puedes consultarlas ni seguir su estado en línea.
Cuando reclames un cobro que no llega, no tendrás dónde mirar. Esa es la verdadera penalización.
La lista de comprobación antes de emitir
Si quieres que la factura no vuelva, repasa esto:
- Certificado cualificado vigente, y no caducado, que dura tres años
- Alta en la Plataforma de contractació y en el Registre de licitadors
- Permisos configurados para quien vaya a emitir y consultar
- Punto de entrada confirmado con la entidad concreta
- Formato acordado, estructurado o PDF firmado según corresponda
- PDF sin campos dinámicos si va firmado
- NRT, serie, numeración consecutiva y IGI correctos
- Factura en catalán
- Referencia del expediente o contrato si te la han dado
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Pon la fecha de caducidad del certificado en el calendario con aviso dos meses antes. Un certificado que vence a final de mes tumba todas las facturas de ese cierre, y el aviso de caducidad no siempre llega a quien factura. Es el fallo más tonto y más caro de todo el circuito.
Cómo lo resolvemos en el software
Cuando una empresa factura al sector público con cierto volumen, esto deja de ser un procedimiento y pasa a ser una integración. Lo que montamos en los proyectos de facturación electrónica:
Emisión desde el sistema, no desde una plantilla. La factura sale del expediente que ya tiene los datos, con la numeración y el IGI calculados, y en catalán.
Firma automatizada con sello de empresa, para no depender de que alguien esté delante en cada documento.
Seguimiento del estado de cada factura registrada, para saber si está aceptada, rechazada o pendiente sin entrar a mirar a mano.
Archivo con garantías, que preserve el formato original y la verificabilidad de la firma, como exige la norma de conservación.
Si al cierre de cada mes alguien revisa cuáles de tus facturas al Comú han entrado y cuáles se han quedado por el camino, ese trabajo es evitable: el sistema puede consultar el estado y avisar solo de las que fallan. Es lo que integramos en los proyectos de facturación electrónica. Si el mes pasado se te perdió alguna, escríbenos.
