Le problème n'est pas la facture, c'est ce qui vient avant
Lorsqu'un fournisseur reçoit une facture renvoyée par le secteur public andorran, le réflexe habituel est de vérifier le montant et les postes. Le problème se situe presque jamais là. Il se situe dans les étapes préalables que personne n'a expliquées.
Facturer à un comú, au Gouvernement ou à une entité du secteur public en Andorre suit une séquence précise. Ignorer une étape ne produit pas une erreur explicite, mais une facture qui reste en suspens et un paiement qui n'arrive jamais.
Étape zéro : le certificat
Avant la première facture, il faut disposer d'un certificat électronique qualifié, émis par l'Oscepa (Organisme de Services de Certification Électronique Publics Andorrans) ou reconnu selon la Loi 35/2014. Ce certificat est le mécanisme d'authentification requis pour accéder au Portal de factures electròniques, au Registre de factures electròniques del sector públic et à la Plataforma de contractació.
La démarche est effectuée sur place, avec rendez-vous préalable, et le certificat de représentant de personne morale peut prendre jusqu'à dix jours ouvrables. Nous en détaillons le processus dans l'article consacré au certificat qualifié de l'Oscepa.
Si vous lisez ceci parce que vous devez facturer la semaine prochaine et que vous n'avez pas de certificat, c'est votre chemin critique.
Étape un : être inscrit au bon endroit
C'est le maillon qui bloque le plus de factures. Pour accéder au Portal de factures electròniques, l'opérateur économique doit s'inscrire sur la Plataforma de contractació du secteur public et être enregistré dans le Registre de licitadors i empreses classificades.
Avoir un certificat ne suffit pas. Être adjudicataire ne suffit pas. Il faut être dans ce registre.
À partir de là, vous pouvez également accorder des permissions à des personnes autorisées pour délivrer les factures, consulter le statut des factures enregistrées, ou les deux. C'est le mécanisme approprié si votre cabinet comptable facture en votre nom : permissions déléguées, jamais partage de clés d'accès.
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Si vous travaillez avec un cabinet comptable, décidez dès maintenant qui émet et qui consulte le statut. C'est la question que personne ne pose jusqu'à ce qu'il y ait un impayé : vous croyez que le cabinet le suit et le cabinet croit que vous le suivez. Les permissions de la plateforme se configurent séparément précisément pour pouvoir les répartir.
Étape deux : savoir par où entre votre facture
Toutes les entités du secteur public ne reçoivent pas les factures par le même canal, et c'est là que beaucoup perdent pied.
Les factures se présentent via le Portal de factures electròniques et s'enregistrent dans le Registre de factures electròniques del sector públic. Mais les entités relevant de l'Administració general, les comuns et les autres entités du secteur public qui ne se sont pas adhérées au Portal doivent établir leurs propres points d'entrée, et la facture aboutit de toute façon dans ce registre.
En d'autres termes : votre facture au Gouvernement et votre facture à un comú précis peuvent emprunter des chemins distincts. La question à poser au département qui vous commande, avant d'émettre, est simple : par où recevez-vous les factures et quel format acceptez-vous actuellement.
C'est un appel de deux minutes qui évite un mois de retard.
Étape trois : le format correct
Le règlement exige un format structuré qui permette le traitement automatisé, conforme aux normes techniques et orienté vers l'interopérabilité avec l'Union Européenne et l'Espace Économique Européen.
Tant que ce format ne fonctionne pas pleinement, s'applique un régime transitoire que la norme décrit clairement : les factures se présentent en PDF signé électroniquement avec certificat qualifié de l'Oscepa ou un autre certificat avancé ou qualifié reconnu.
Attention au détail qui ruine les factures techniquement correctes : si la facture porte une signature ou un sceau qualifiés, elle jouit d'une présomption légale d'authenticité et d'intégrité, à condition que le document ne contienne pas de caractéristiques dynamiques susceptibles de modifier la signature automatiquement. Si votre générateur de PDF intègre des champs dynamiques, vous anéantissez cette présomption sans le savoir.
Les données qui ne peuvent pas manquer
Avec le format résolu, restent les données. Une facture complète en Andorre nécessite, entre autres :
- Numéro et série, avec numérotation consécutive dans chaque série
- Date d'émission
- Nom ou raison sociale complète de l'émetteur
- NRT de l'émetteur (Número de Registre de la Tresoreria) assigné par l'administration andorrane
- Description de l'opération
- Base d'imposition, taux d'IGI appliqué et montant de l'impôt prélevé, ou la mention appropriée
- Montant total
Et une obligation souvent oubliée : en vertu de la Loi 6/2024 de la llengua pròpia i oficial (langue propre et officielle), les factures doivent être émises en catalan lorsque l'entrepreneur ou professionnel est établi en Andorre. Nous détaillons cela dans cet article.
Une facture au secteur public rédigée en espagnol, même si elle est fiscalement correcte, enfreint une autre règle.
Pourquoi le papier vous rend aveugle
L'administration peut accepter le papier exceptionnellement, lorsque pour des raisons techniques ou du fait de la nature de la transaction, il n'est pas possible de délivrer la facture par voie électronique. Ce n'est pas un choix du fournisseur.
Et cela entraîne une conséquence qui importe plus que l'exception elle-même : les factures remises sur papier ne sont pas enregistrées dans le Registre, et par conséquent vous ne pouvez pas les consulter ni suivre leur statut en ligne.
Lorsque vous réclamerez un paiement qui n'arrive pas, vous n'aurez nulle part où chercher. C'est la vraie pénalité.
La checklist avant d'émettre
Si vous voulez que la facture ne soit pas retournée, vérifiez ceci :
- Certificat qualifié en cours de validité et non expiré, dont la durée est de trois ans
- Inscription sur la Plataforma de contractació et au Registre de licitadors
- Permissions configurées pour qui va émettre et consulter
- Point d'entrée confirmé avec l'entité concernée
- Format convenu, structuré ou PDF signé selon le cas
- PDF sans champs dynamiques s'il est signé
- NRT, série, numérotation consécutive et IGI corrects
- Facture en catalan
- Référence de l'expédient ou du contrat si elle a été fournie
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Inscrivez la date d'expiration du certificat dans votre calendrier avec rappel deux mois avant. Un certificat qui expire en fin de mois invalide toutes les factures de cette clôture, et l'avis d'expiration ne parvient pas toujours à qui facture. C'est la faille la plus bête et la plus coûteuse de tout le circuit.
Comment nous le résolvons dans le logiciel
Quand une entreprise facture au secteur public avec un certain volume, cela cesse d'être une procédure et devient une intégration. Ce que nous mettons en place dans les projets de facturation électronique :
Émission depuis le système, non depuis un modèle. La facture sort de l'expédient qui contient déjà les données, avec numérotation et IGI calculés, et en catalan.
Signature automatisée avec sceau de l'entreprise, pour ne pas dépendre que quelqu'un soit présent pour chaque document.
Suivi du statut de chaque facture enregistrée, pour savoir si elle est acceptée, rejetée ou en attente sans devoir vérifier manuellement.
Archive avec garanties, qui préserve le format original et la vérifiabilité de la signature, comme l'exige la norme de conservation.
Si à la clôture de chaque mois quelqu'un vérifie lesquelles de vos factures au Comú sont bien entrées et lesquelles se sont perdues en route, ce travail est évitable: le système peut consulter le statut et n'alerter que sur celles qui échouent. C'est ce que nous intégrons dans les projets de facturation électronique. Si le mois dernier vous en avez perdu une, écrivez-nous.
