El problema no és la factura, és el que hi ha abans
Quan a un proveïdor li retornen una factura del sector públic andorrà, la reacció habitual és revisar l'import i els conceptes. Gairebé mai és aquí el problema. És als passos previs que ningú li va explicar.
Facturar a un comú, al Govern o a una entitat del sector públic a Andorra té una seqüència. Saltar-se un esglaó no dona un error clar: dona una factura que queda en el llimb i un cobrament que no arriba.
Pas zero: el certificat
Abans de la primera factura cal tenir certificat electrònic qualificat, emès per l'Oscepa o admès segons la Llei 35/2014. És el mecanisme d'autenticació exigit per accedir al Portal de factures electròniques, al Registre de factures electròniques del sector públic i a la Plataforma de contractació.
El tràmit és presencial, amb cita prèvia, i el certificat de representant de persona jurídica pot trigar fins a deu dies hàbils. Ho detallem a l'article sobre el certificat qualificat de l'Oscepa.
Si llegeixes això perquè has de facturar la setmana vinent i no tens certificat, aquesta és la teva ruta crítica.
Pas u: estar donat d'alta on toca
Aquest és l'esglaó que més factures encalla. Per accedir al Portal de factures electròniques, l'operador econòmic s'ha de registrar a la Plataforma de contractació del sector públic i constar inscrit al Registre de licitadors i empreses classificades.
No n'hi ha prou amb tenir certificat. No n'hi ha prou amb que t'hagin adjudicat una feina. Cal estar en aquest registre.
Des d'allà, a més, pots atorgar permisos a persones autoritzades per lliurar factures, per consultar l'estat de les registrades, o per totes dues coses. És el mecanisme correcte si la teva gestoria factura per tu: permisos delegats, no claus compartides.
Andie recomana
Si treballes amb una gestoria, decideix avui qui emet i qui consulta l'estat. És la pregunta que ningú fa fins que hi ha un impagament: tu creus que la gestoria ho està seguint i la gestoria creu que ho segueixes tu. Els permisos de la plataforma es configuren per separat precisament per poder repartir-ho.
Pas dos: saber per on entra la teva factura
No totes les entitats del sector públic reben les factures pel mateix lloc, i aquí es perd molta gent.
Les factures es presenten a través del Portal de factures electròniques i es registren al Registre de factures electròniques del sector públic. Però les entitats dependents de l'Administració general, els comuns i la resta d'entitats del sector públic que no s'hagin adherit al Portal han d'habilitar els seus propis punts d'entrada, i la factura acaba igualment en aquest registre.
És a dir: la teva factura al Govern i la teva factura a un comú concret poden entrar per camins diferents. La pregunta que cal fer al departament que et contracta, abans d'emetre, és senzilla: per on us entren les factures i quin format accepteu avui.
És una trucada de dos minuts que evita un mes de retard.
Pas tres: el format correcte
El reglament exigeix un format estructurat que permeti el tractament automatitzat, remès a normes tècniques i orientat a la interoperabilitat amb la Unió Europea i l'Espai Econòmic Europeu.
Mentre aquest format no estigui plenament en funcionament, opera un règim pont que la norma descriu amb claredat: les factures es presenten en PDF signat electrònicament amb certificat qualificat de l'Oscepa o un altre certificat avançat o qualificat reconegut.
Atenció al matís que fa malbé factures tècnicament correctes: si la factura porta signatura o segell qualificat, gaudeix de presumpció legal d'autenticitat i integritat, sempre que el document no contingui característiques dinàmiques capaces de modificar la signatura automàticament. Si el teu generador de PDF hi incrusta camps dinàmics, estàs destruint aquesta presumpció sense saber-ho.
Les dades que no poden faltar
Amb el format resolt, queden les dades. Una factura completa a Andorra necessita, entre altres:
- Número i sèrie, amb numeració consecutiva dins de cada sèrie
- Data d'expedició
- Nom o raó social completa de l'emissor
- NRT de l'emissor assignat per l'administració andorrana
- Descripció de l'operació
- Base de tributació, tipus d'IGI aplicat i quota repercutida, o la menció que correspongui
- Import total
I una obligació que s'oblida constantment: per remissió de la Llei 6/2024 de la llengua pròpia i oficial, les factures s'han d'expedir en català quan l'empresari o professional està establert a Andorra. Ho desenvolupem en aquest article.
Una factura al sector públic en castellà, per correcta que sigui fiscalment, incompleix una altra norma.
Per què el paper et deixa a les fosques
L'administració pot acceptar paper excepcionalment, quan per raons tècniques o per la naturalesa de la transacció no sigui possible lliurar la factura per mitjans electrònics. No és una opció del proveïdor.
I té una conseqüència que importa més que la pròpia excepció: les factures lliurades en paper no queden registrades al Registre, i per tant no les pots consultar ni seguir-ne l'estat en línia.
Quan reclamis un cobrament que no arriba, no tindràs on mirar. Aquesta és la veritable penalització.
La llista de comprovació abans d'emetre
Si vols que la factura no torni, repassa això:
- Certificat qualificat vigent, i no caducat, que dura tres anys
- Alta a la Plataforma de contractació i al Registre de licitadors
- Permisos configurats per a qui hagi d'emetre i consultar
- Punt d'entrada confirmat amb l'entitat concreta
- Format acordat, estructurat o PDF signat segons correspongui
- PDF sense camps dinàmics si va signat
- NRT, sèrie, numeració consecutiva i IGI correctes
- Factura en català
- Referència de l'expedient o contracte si te l'han donat
Andie recomana
Posa la data de caducitat del certificat al calendari amb avís dos mesos abans. Un certificat que venç a final de mes tomba totes les factures d'aquell tancament, i l'avís de caducitat no sempre arriba a qui factura. És la fallada més beneita i més cara de tot el circuit.
Com ho resolem en el software
Quan una empresa factura al sector públic amb cert volum, això deixa de ser un procediment i passa a ser una integració. El que muntem en els projectes de facturació electrònica:
Emissió des del sistema, no des d'una plantilla. La factura surt de l'expedient que ja té les dades, amb la numeració i l'IGI calculats, i en català.
Signatura automatitzada amb segell d'empresa, per no dependre que algú hi sigui davant a cada document.
Seguiment de l'estat de cada factura registrada, per saber si està acceptada, rebutjada o pendent sense haver-hi d'entrar a mirar a mà.
Arxiu amb garanties, que preservi el format original i la verificabilitat de la signatura, tal com exigeix la norma de conservació.
Si al tancament de cada mes algú revisa quines de les teves factures al Comú han entrat i quines s'han quedat pel camí, aquesta feina és evitable: el sistema pot consultar l'estat i avisar només de les que fallen. És el que integrem als projectes de facturació electrònica. Si el mes passat se't va perdre alguna, escriu-nos.
