Connectar el TPV amb la comptabilitat en un comerç d'Andorra

Cada principi de mes, algú del teu comerç obre l'informe del TPV, obre la comptabilitat i es posa a buscar els cèntims que falten. Sol ser una persona cara per a aquesta tasca: tu, la teva gestora o un empleat de confiança. Aquí veuràs per què els totals no quadren, què ha de deixar anar el TPV perquè la comptabilitat l'absorbeixi sense tocar res, com entra l'IGI en el quadre i què preguntar al proveïdor abans de signar.

Per què els totals no quadren mai a la primera

El TPV registra fets de caixa: què s'ha cobrat, quan i amb quin mitjà. La comptabilitat registra fets econòmics: vendes, impostos, cobraments pendents. Són dues visions del mateix dia, i les diferències neixen en els casos que surten del camí feliç.

Els culpables habituals en un comerç són sempre els mateixos:

• Devolucions: es retorna diners un dia diferent al de la venda, de vegades per un mitjà de pagament diferent, i el tiquet original continua al mes anterior.
• Anul·lacions: una venda anul·lada a mig cobrament deixa un moviment que uns informes compten i uns altres no.
• Propines: entren pel datàfon, però no són venda ni tenen el mateix tractament.
• Pagaments mixtos: una compra pagada meitat en efectiu i meitat amb targeta, que segons l'informe surt com una línia o com dues.
• Tancaments de caixa a mitges: el torn de tarda tanca l'endemà, o ningú tanca el diumenge, i les vendes cauen al dia equivocat.

Cap d'aquestes coses és un error de ningú. És que cadascuna es registra en un lloc diferent i el quadre manual consisteix a reconstruir a ull què va passar. Mentre això depengui d'una persona amb un full de càlcul, el quadre trigarà hores i fallarà just quan hi hagi més feina.

Quines dades ha de deixar anar el TPV

Perquè la comptabilitat rebi la informació sense intervenció, el TPV ha de lliurar dades estructurades i completes, no un PDF de resum. Un informe pensat perquè el llegeixi un humà no serveix perquè el llegeixi un programa.

Això és el mínim que hauries d'exigir per cada moviment:

• Identificador únic del tiquet o l'operació, que no es repeteixi mai, ni entre botigues ni entre TPV.
• Data i hora reals de l'operació, a més de la data del tancament de caixa al qual pertany.
• Línies de venda amb producte, quantitat, preu i impost per línia, no només el total del tiquet.
• Mitjans de pagament separats, amb l'import de cadascun quan el pagament és mixt.
• Devolucions i anul·lacions com a operacions pròpies, enllaçades al tiquet original.
• Propines en un camp a part, fora de l'import de la venda.
• Botiga, caixa i empleat que han fet l'operació.

Si el TPV barreja aquestes coses en un sol total, cap connector del món no ho arregla després. La qualitat de la integració es decideix en el que el TPV sap guardar, no en el que la comptabilitat sap llegir.

L'IGI: desglossar-lo per tipus de producte

L'IGI és un impost que cal desglossar en cada venda, i la comptabilitat necessita la base i la quota per separat. Si el TPV només et dona un total amb impostos inclosos, algú haurà de recalcular després, i és aquí on apareixen els cèntims de diferència.

El que importa és que el tipus d'impost viatgi amb el producte, no amb el tiquet. Un mateix tiquet pot portar articles amb tractaments diferents, i el TPV ha de registrar per a cada línia quin tipus s'ha aplicat. Els tipus concrets i la seva aplicació a cada categoria consulta'ls amb la teva gestora: són els que ella et confirmi, no els que assumeixi un programa per defecte.

Un exemple numèric, només il·lustratiu: un tiquet de 100 amb impostos inclosos, amb un tipus hipotètic del 5 %, es desglossa en una base de 95,24 i una quota de 4,76. Si el TPV arrodoneix per línia i la comptabilitat arrodoneix per tiquet, la suma pot diferir en un cèntim. Per això convé acordar una sola regla d'arrodoniment i comprovar que tots dos sistemes l'apliquen igual.

Exportar un fitxer cada mes o una integració real

Hi ha dues maneres de moure les dades i la diferència importa més del que sembla.

L'exportació mensual consisteix que algú descarrega un CSV del TPV i l'importa a la comptabilitat. És barata i funciona amb qualsevol sistema, però depèn d'una persona, arriba tard i cada error es descobreix setmanes després, quan ja no recordes què va passar aquell dimarts.

La integració real connecta tots dos sistemes per una API o un procés automàtic: cada tancament de caixa genera el seu assentament, les devolucions s'enllacen soles i les diferències apareixen el mateix dia, no a final de mes. Costa més de muntar, però converteix el quadre en una excepció que revises i no en una tasca que executes.

Una bona regla: si el teu comerç fa poques vendes i una sola caixa, el fitxer mensual aguanta. Si tens dies amb molt volum, devolucions freqüents o més d'una botiga, la integració es paga sola en hores de feina.

Diverses botigues, diversos TPV

Amb una sola botiga el quadre és incòmode. Amb diverses, el problema es multiplica: cada TPV té els seus tancaments, les seves devolucions i el seu ritme, i la comptabilitat necessita una visió consolidada però també el detall per punt de venda.

El que s'ha de resoldre des del principi:

• Identificadors que no col·lisionin entre caixes: dos TPV no poden generar el mateix número de tiquet.
• Una sola configuració de productes i impostos, compartida, perquè el mateix article no tingui tractaments diferents segons la botiga.
• Devolucions entre botigues: el client compra en una i retorna en una altra, i els diners i l'estoc han d'acabar on correspon.
• Tancaments per botiga amb una hora de tall comuna, perquè els dies siguin comparables.
• Un quadre consolidat que permeti baixar del total de l'empresa fins a una caixa concreta.

Si la teva operativa comença a assemblar-se a això, el que necessites ja no és només un connector, sinó una capa central que rebi les dades de tots els TPV i les lliuri netes. És el tipus de feina que encaixa en un CRM o ERP a mida, on vendes, estoc i comptabilitat parlen el mateix idioma. Si el teu comerç és de producte d'alta rotació, com les perfumeries, la pressió sobre devolucions i estoc fa que això es noti abans.

Què preguntar al proveïdor abans de signar

El moment de negociar la integració és abans de contractar el TPV, no quan ja fa un any que el fas servir. Aquestes són les preguntes que separen un proveïdor que et deixa sortir d'un que et tanca:

• Tinc accés a les meves dades en brut? No a un informe, a les dades: tiquet per tiquet, línia per línia.
• En quin format? CSV, JSON, API. Demana un exemple real amb un dia de dades i mira si porta el desglossament d'impostos per línia.
• Té API documentada? I si es cobra a part, quant i amb quins límits d'ús.
• Què passa amb les devolucions i anul·lacions? Demana veure com apareixen a l'exportació i si queden enllaçades al tiquet original.
• Com gestiona el pagament mixt i les propines? Si surten com a camps separats o barrejats.
• Què passa si me'n vaig? Si puc endur-me l'històric complet i en quin format.
• Qui és el propietari de les dades? Que ho digui el contracte, no el comercial.

Si el proveïdor respon amb evasives a la primera, ja tens la resposta. Un TPV que no et deixa treure les teves dades és una dependència, no una eina.

I si ja tens un TPV que no deixa sortir res

No sempre es pot triar. Si ja tens un sistema tancat, encara hi ha opcions: exportacions programades, lectura de la base de dades si el proveïdor ho permet, o una capa intermèdia que normalitzi el poc que sí que surt. No és l'ideal, però sol ser millor que continuar quadrant a mà.

Parlem del teu cas

A AndorraDev connectem TPV, estoc i comptabilitat en comerços andorrans, d'una botiga a diverses. Si cada mes perds hores quadrant xifres, parlem-ne i revisem quines dades et dona avui el teu sistema i què cal per automatitzar-ho.