Excel no és l'enemic
Comencem per allò que gairebé cap proveïdor de software no diu: l'Excel és una eina excel·lent i probablement t'ha portat més lluny del que qualsevol programa hauria fet als teus primers anys. És flexible, tothom l'entén i no cal demanar permís a ningú per canviar una columna.
El problema no és l'Excel. El problema és el moment en què la teva operativa passa de "una persona que controla el full" a "cinc persones que en depenen". Aquí, les virtuts es converteixen en riscos.
Les cinc senyals que ja toca
No migris perquè toqui modernitzar-se. Migra quan apareguin aquests senyals, que són els que de debò costen diners:
Algú pregunta quina és la versió bona. Si hi ha pressupostos_v3_final_REVISAT.xlsx circulant per correu, ja has perdut la font única de veritat.
Hi ha dades que només entén una persona. El dia que aquesta persona està de baixa, el negoci s'alenteix. És un risc operatiu, no una molèstia.
Copies les mateixes dades a tres llocs. Del pressupost a la factura, de la factura al control de cobraments, del control a l'informe. Cada còpia és una oportunitat d'error.
No pots respondre preguntes senzilles. "Quant vam facturar a aquest client l'any passat?" triga vint minuts. Això vol dir que no es pregunta, i que decideixes sense dades.
Tens por de tocar-lo. Quan un full té tantes fórmules encadenades que ningú no s'atreveix a modificar-lo, ha deixat de ser una eina i s'ha convertit en un sistema heretat sense documentació.
Andie recomana
Abans de decidir res, cronometra durant una setmana quant de temps dedica el teu equip a copiar dades d'un lloc a un altre. Sol ser l'argument més contundent i el més ignorat: quatre hores setmanals de còpia manual són dues-centes a l'any, i això ja paga un projecte petit.
L'error de migrar-ho tot alhora
La manera més habitual perquè una migració fracassi és intentar substituir tots els fulls de cop. El projecte es fa enorme, triga mesos, l'equip continua treballant amb Excel mentrestant, i quan arriba el sistema ningú no hi confia.
El que funciona és el contrari: migrar un procés complet, el més dolorós, i deixar la resta a l'Excel de moment.
Un procés complet vol dir de principi a fi. Si migres pressupostos, migra també la conversió a factura, perquè si el pressupost és al sistema i la factura a l'Excel, has creat un pont manual nou.
Com triar quin: el que més vegades al dia es toca i més errors genera. Gairebé sempre és el que va del client al cobrament.
Què fer amb l'històric
És la pregunta que més frena les migracions i té una resposta més senzilla del que sembla. Hi ha tres opcions i totes tres són legítimes:
Migrar tot l'històric. Només té sentit si realment el consultes. És l'opció més cara, perquè les dades antigues solen estar brutes i netejar-les costa més que importar-les.
Migrar els darrers dos anys i arxivar la resta. És el que recomanem gairebé sempre. Cobreix l'operativa real i l'arxiu queda accessible per a consulta.
Començar de zero i guardar l'Excel com a arxiu. Perfectament vàlid si el teu històric no es consulta. Guarda els fitxers en un lloc segur i continua endavant.
El que no funciona és la quarta opció, que és la que es tria per defecte: no decidir, i acabar amb la meitat de les dades a cada lloc durant dos anys.
La neteja que cal fer sí o sí
Aquesta és la feina invisible que decideix si la migració surt bé. Les dades de l'Excel sempre tenen els mateixos problemes:
- Clients duplicats amb noms diferents: "Construccions Vall SL", "Construccions Vall", "C. Vall SL"
- Camps barrejats: adreça, població i codi postal a la mateixa cel·la
- Formats inconsistents de data, sobretot si hi han treballat diverses persones
- Números guardats com a text, que és el que trenca la meitat de les importacions
- Notes i comentaris amb informació crítica que ningú no sabia que hi era
Aquesta neteja l'ha de fer algú que entengui el negoci, no només qui fa la importació. És la part que no es pot delegar del tot, i convé pressupostar-la com a feina real en lloc de donar per fet que és automàtica.
Com es fa la transició sense aturar-se
El patró que menys dolor genera:
- Triar el procés i definir com hauria de funcionar, no com funciona ara. Migrar un procés dolent produeix un sistema dolent.
- Netejar les dades d'aquest procés, no de tot.
- Muntar el sistema amb el mínim per cobrir-lo de punta a punta.
- Període en paral·lel curt, de dues o tres setmanes. Més temps en paral·lel és doble feina i desmotiva.
- Data de tall clara: a partir de tal dia, les dades noves van només al sistema.
- Següent procés, amb el que s'ha après.
El punt 5 és el que més s'incompleix i el que més determina el resultat. Sense data de tall, l'equip continua fent servir l'Excel "per a l'urgent" i el sistema no arriba mai a ser la font de veritat.
Andie recomana
Fes coincidir la data de tall amb un inici de mes o de trimestre. Facilita moltíssim la comptabilitat, el tancament i les comparatives posteriors, i evita tenir un període partit que confon tothom cada vegada que algú treu un informe.
Què NO hauries d'esperar del sistema nou
Perquè la migració no acabi en decepció:
No serà més flexible que l'Excel. Un sistema té regles, i aquest és exactament l'avantatge. Si algú troba a faltar poder escriure qualsevol cosa a qualsevol cel·la, és senyal que el sistema està fent la seva feina.
No arreglarà un procés mal definit. Automatitzar el caos produeix caos ràpid.
No estalviarà temps el primer mes. Costarà temps. El retorn comença a notar-se a partir del segon o tercer mes.
Què fem nosaltres
A AndorraDev bona part dels projectes comencen exactament aquí: una empresa que funciona bé, que ha crescut amb fulls de càlcul i que ha arribat al límit.
El que solem fer és un primer abast curt sobre un sol procés, amb les dades reals netes, i a partir d'aquí créixer. Els CRM i ERP a mida que construïm gairebé mai no neixen complets: neixen resolent el procés que més fa mal i s'amplien amb l'ús.
Si vols una referència de què preguntar abans de contractar ningú, ho repassem en aquest article.
Si estàs en el punt en què els fulls de càlcul ja et frenen més del que t'ajuden, escriu-nos i ho mirem sense compromís.
