Un verbe a changé et avec lui votre obligation
Durant des années, la facture électronique en Andorre a été une option. Le Reglament que regulava les obligacions de facturació approuvé en 2019 disait, à son article 20, que les fournisseurs du Govern «podem expedir i remetre una factura electrònica». Pouvaient. Si vous la vouliez, vous la délivriez sur papier et il n'y avait aucun problème.
Le Reglament que regula les obligacions de facturació, approuvé par le Decret 296/2024, du 24 juillet 2024, a changé ce verbe. Son article 22 indique désormais que tous les fournisseurs ayant livré des biens ou fourni des services au Govern «han d'expedir i remetre una factura en format electrònic». Doivent. La norme a été modifiée ultérieurement par le Decret 459/2025, du 10 décembre 2025.
Ce changement d'un mot, c'est ce qui fait que aujourd'hui, si vous facturez au secteur public andorran, votre processus de facturation doit changer. Ce n'est pas une recommandation de numérisation, c'est une obligation réglementaire avec un calendrier précis.
Le calendrier réel, entité par entité
La disposition finale du règlement fixe des dates différentes selon à qui vous facturez. C'est ce qui crée la confusion chez la plupart des fournisseurs : il n'y a pas une seule date, il y a deux vitesses.
| À qui vous facturez | Entrée en vigueur | Marge supplémentaire |
|---|---|---|
| Administració general (Govern) | 1er octobre 2024 | Documents papier acceptés jusqu'au 1er janvier 2025 |
| Comuns et autres entités du secteur public | 1er janvier 2026 | Adhésion exceptionnelle pour raisons techniques jusqu'au 1er janvier 2027 |
Il est utile d'être précis sur la deuxième ligne, car c'est là que les erreurs se produisent. Le règlement ne nomme pas individuellement la FEDA, le SAAS ni la CASS. Il parle de «els comuns i la resta d'entitats del sector públic», catégorie dans laquelle entrent les entités parapubliques. Si vous facturez à l'une d'elles, la question opérationnelle n'est pas ce que dit le règlement en abstrait, mais si cette entité concrète s'est déjà adhérée au Portal ou a habilitée son propre point d'entrée. C'est à demander directement au département qui vous commande le travail.
La première disposition transitoire est tout aussi précise pour le Govern : l'Administració general a pu accepter les factures sur papier jusqu'au 1er janvier 2025. Après cette date, sauf exceptions que nous verrons, non.
Par où entre la facture
Voici le détail qui surprend celui qui croyait que «facture électronique» voulait dire envoyer un PDF par courrier. Ce n'est pas ça.
L'article 23 du règlement établit que les factures se présentent par le biais du Portal de factures electròniques et s'enregistrent dans le Registre de factures electròniques del sector públic, conformément aux articles 55 et 55 bis de la Llei de contractació pública. Les entités relevant de l'Administració general, les comuns et les autres entités du secteur public qui ne s'adhèrent pas au Portal doivent habiliter leurs propres points d'entrée, mais la facture aboutit de toute manière dans ce registre.
Et il y a une condition préalable qui bloque beaucoup de gens : pour accéder au Portal, l'opérateur économique doit s'inscrire sur la Plataforma de contractació del sector públic (contractacio.govern.ad) et être inscrit dans le Registre de licitadors i empreses classificades. Depuis là, il peut attribuer des autorisations aux personnes habilitées de son entreprise, que ce soit pour livrer des factures, consulter leur état ou les deux.
Traduit : si votre cabinet comptable émet vos factures, il a besoin des autorisations déléguées sur la plate-forme. Il ne suffit pas de lui donner vos identifiants.
Pas de certificat qualifié, pas d'accès
Le paragraphe 7 du même article 23 est celui qui génère le plus de demandes. Pour accéder au Portal de factures electròniques, au Registre ou à la Plataforma de contractació, il faut s'authentifier avec un certificat electrònic qualificat émis per l'Oficina de Serveis de Confiança Electrònica del Principat d'Andorra (Oscepa), ou avec un autre mécanisme d'identification admis par la Llei 35/2014, du 27 novembre, de certificació i confiança electrònica.
Si votre entreprise n'a pas ce certificat, aucune intégration n'est possible. C'est le premier pas, avant de toucher à quoi que ce soit en matière de logiciel. Nous l'expliquons en détail dans l'article sur le certificat qualifié de la Oscepa, et si vous avez besoin de mettre en place la partie signature dans vos opérations, c'est exactement ce que nous couvrons dans signature numérique.
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Demandez le certificat avant de contracter le développement de l'intégration. La démarche est en personne et sur rendez-vous, et le délai d'émission d'un certificat de représentant peut atteindre 10 jours ouvrables. Nous avons vu des projets techniquement prêts bloqués deux semaines en attente d'un certificat que personne n'avait demandé à temps.
Le format exigé par le règlement
L'article 24 stipule que les factures électroniques doivent avoir un format structuré qui permet leur traitement automatisé et électronique, et que ce format est déterminé par la publication des normes techniques correspondantes. Il ajoute que le format s'entend sans préjudice de l'interopérabilité avec les pays de l'Union européenne et de l'Espace économique européen.
C'est-à-dire : le règlement ne fixe pas de format concret dans son texte, il renvoie aux normes techniques et pointe vers l'interopérabilité européenne. Les fournisseurs de facturation qui intègrent déjà le portail travaillent avec UBL 2.1 et Peppol BIS 3.0, qui est la norme européenne habituelle, mais c'est ce que rapportent les intégrateurs, pas une citation du règlement. Avant de choisir un format, confirmez la norme technique en vigueur auprès du ministère.
Pendant ce temps fonctionne la deuxième disposition transitoire, et celle-ci est littérale : tant que n'entre pas en fonctionnement la facture électronique avec les exigences de l'article 16, les factures se présentent en format PDF et signées électroniquement, avec un certificat qualifié de la Oscepa ou avec un autre certificat avancé ou qualifié d'un prestataire reconnu.
Concernant la signature, le règlement précise quelque chose avec des conséquences pratiques : les factures qui incorporent une signature électronique qualifiée ou un sceau électronique qualifié jouissent de la présomption légale d'authenticité et d'intégrité, tant que le document ne contient aucune caractéristique dynamique capable de modifier la signature automatiquement. Si votre générateur PDF introduit des champs dynamiques, vous perdez la présomption.
Que se passe-t-il si vous l'envoyez sur papier
Le règlement laisse une porte ouverte, mais elle est étroite. L'article 23.2 permet à l'Administració pública d'accepter des factures sur papier exceptionnellement, quand pour des raisons techniques ou par la nature de la transaction il n'est pas possible de les délivrer par voie électronique. Ce n'est pas une option à la discrétion du fournisseur.
Et il y a une conséquence qui importe plus que l'exception elle-même : les factures remises sur papier ne sont pas enregistrées dans le Registre de factures electròniques del sector públic et, par conséquent, les opérateurs économiques ne peuvent pas les consulter ni suivre leur état en ligne. Vous perdez la traçabilité du paiement. Quand vous voudrez savoir pourquoi on ne vous a pas payé, vous n'aurez nulle part où chercher.
La conservation est aussi électronique
L'article 21 permet de respecter les obligations de conservation par voie électronique, et admet expressément que cette conservation se fasse par l'intermédiaire d'un tiers. Les conditions sont précises : il faut assurer la lisibilité du format original dans lequel ils ont été reçus ou envoyés, accompagnés des données associées et des mécanismes de vérification de signature qui garantissent l'authenticité et l'intégrité.
En outre, le ministère chargé des finances peut exiger à tout moment que les documents soient transformés dans un langage lisible pour l'Administration fiscale, et les documents conservés doivent permettre l'accès en ligne complet : visualisation, recherche sélective, copie ou téléchargement et impression.
Il est aussi possible de respecter la conservation par la numérisation qualifiée de documents papier, selon l'article 23.3 de la Llei 35/2014 et les décrets de numérisation qualifiée et d'archivage qualifié.
Ce qu'il faut modifier dans votre logiciel
Avec tout ce qui précède, voici ce qui change dans la pratique au sein d'un ERP ou d'un système de facturation :
- Émission structurée : votre système doit pouvoir générer la facture au format exigé par la norme technique, pas seulement imprimer un joli PDF
- Signature automatisée : si vous émettez un gros volume, vous avez besoin d'un sceau d'entreprise pour signer sans intervention humaine sur chaque document
- Données fiscales complètes : NRT de l'émetteur, type d'IGI appliqué, numérotation consécutive et séries séparées quand il y a lieu
- Intégration au Portal : envoi, accusé de réception et consultation de l'état, avec les autorisations déléguées bien configurées
- Archivage avec garanties : conservation qui préserve le format original et la vérifiabilité de la signature, pas un dossier de PDFs sur un disque
Si votre facturation vit à l'intérieur d'un CRM ou ERP sur mesure, c'est une couche de plus du même système. Si vous travaillez avec un cabinet comptable, ce qu'il faut décider c'est qui émet et qui signe, car les autorisations de la plate-forme se configurent différemment dans chaque cas.
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Ne construisez pas l'intégration contre le format transitoire et puis oubliez. Le PDF signé est un régime d'arrimage : la norme elle-même dit qu'il s'applique «mentre no entri en funcionament la factura electrònica d'acord amb els requisits de l'article 16». Concevez l'émission en séparant le contenu de la facture du format de sortie, et le jour où la norme technique change vous ne toucherez que le sérialiseur.
Par où commencer si vous n'avez encore rien fait
L'ordre qui fonctionne est celui-ci : d'abord le certificat qualifié, ensuite l'inscription sur la Plataforma de contractació et les autorisations, et seulement après l'intégration technique. Faire l'inverse c'est la façon la plus habituelle de perdre un mois.
Si chaque mois quelqu'un de votre entreprise se connecte au portail, y dépose les factures une par une et relance ensuite par courriel pour savoir où elles en sont, ce n'est pas de la facturation: c'est de la saisie. Tout cela s'automatise, la facture sort du dossier, se signe seule et son statut revient dans le système. C'est ce que nous montons en facturation électronique. Dites-nous combien de factures vous émettez chaque mois au secteur public et nous vous dirons combien d'heures vous récupérez: écrivez-nous.
